Politique de confidentialité
Préambule
La société MB TanaServices attache une grande importance à la protection de la vie privée et des données personnelles des visiteurs, prospects, clients, utilisateurs et partenaires du site Assistant-Paie.fr.
La présente politique de confidentialité a pour objet d’expliquer de manière claire quelles données personnelles peuvent être collectées, pour quelles finalités, sur quelles bases légales, pendant combien de temps elles sont conservées, à qui elles peuvent être transmises et quels sont les droits des personnes concernées.
Cette politique s’applique aux données collectées via le site Assistant-Paie.fr, les formulaires de contact, les demandes d’audit, les demandes de démonstration, les demandes commerciales, les échanges avec les clients et les candidatures de gestionnaires partenaires.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données collectées via le site Assistant-Paie.fr est la société MB TanaServices.
- Dénomination sociale : MB TanaServices
- Forme juridique : Société par actions simplifiée (SAS)
- Capital social : 1 000 euros
- Siège social : 1 rue de Porzambars, 29900 Concarneau, France
- SIREN : 952 535 078
- RCS : 952 535 078 R.C.S. Quimper
- Adresse électronique : contact@tana-services.com
Données personnelles collectées
MB TanaServices peut collecter différentes catégories de données personnelles, selon les formulaires utilisés, les demandes adressées et les services concernés.
1. Données d’identification et de contact
- Nom et prénom,
- Adresse e-mail,
- Numéro de téléphone,
- Nom de l’entreprise,
- Fonction ou qualité professionnelle,
- Informations transmises volontairement dans les champs libres des formulaires.
2. Données relatives aux entreprises clientes ou prospects
- Dénomination sociale,
- Adresse professionnelle,
- Numéro SIREN ou SIRET,
- Convention collective applicable, lorsque cette information est transmise,
- Nombre de salariés ou nombre de bulletins de paie estimé,
- Besoin principal exprimé : paie, RH, audit, migration, accompagnement, support ou autre demande liée au service,
- Informations nécessaires à l’établissement d’une proposition commerciale, d’un devis ou d’un contrat.
3. Données liées aux demandes d’audit ou d’accompagnement paie
- Volume de paie estimé,
- Organisation actuelle de la paie,
- Logiciel ou solution actuellement utilisée,
- Informations relatives aux besoins de gestion sociale ou RH,
- Documents ou informations transmis volontairement par le client ou le prospect.
4. Données liées aux candidatures de gestionnaires partenaires
- Nom, prénom, coordonnées professionnelles,
- Statut juridique ou mode d’exercice,
- Expérience professionnelle en paie ou RH,
- Niveau de maîtrise de Silae, MySilae ou d’autres outils paie,
- Capacité mensuelle estimée de production ou d’accompagnement,
- Informations transmises dans le cadre de la candidature ou des échanges avec MB TanaServices.
5. Données de navigation et cookies
Lors de la navigation sur le site, certaines données techniques peuvent être collectées, notamment l’adresse IP, le type de navigateur, le terminal utilisé, les pages consultées, la date et l’heure de consultation ou certaines informations relatives aux cookies.
Pour plus d’informations, consultez la section « Cookies » de la présente politique.
Finalités et bases légales des traitements
Les données personnelles sont collectées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
| Finalité du traitement | Données concernées | Base légale |
|---|---|---|
| Répondre à une demande de contact, d’information ou de démonstration | Données d’identification, coordonnées, contenu de la demande | Intérêt légitime de MB TanaServices à répondre aux demandes reçues |
| Réaliser un audit, qualifier un besoin ou préparer une proposition commerciale | Données professionnelles, données relatives à l’entreprise, volume de paie, besoin exprimé | Mesures précontractuelles ou intérêt légitime |
| Gérer la relation client, les contrats, la facturation et le suivi administratif | Données d’identification, données légales de l’entreprise, coordonnées, données contractuelles | Exécution du contrat et obligations légales |
| Gérer les prestations de paie, RH ou d’accompagnement opérationnel | Données nécessaires à l’exécution des prestations confiées par le client | Exécution du contrat |
| Étudier les candidatures de gestionnaires partenaires | Données d’identification, expérience, compétences, statut professionnel, capacité de production | Mesures précontractuelles ou intérêt légitime |
| Assurer la sécurité du site et prévenir les usages abusifs | Données techniques, journaux de connexion, adresse IP | Intérêt légitime de MB TanaServices à sécuriser son site et ses services |
| Mesurer l’audience du site ou améliorer l’expérience utilisateur | Données de navigation, cookies ou traceurs | Consentement lorsque celui-ci est requis |
| Respecter les obligations comptables, fiscales et légales | Données de facturation, données contractuelles, données comptables | Obligation légale |
Caractère obligatoire ou facultatif des données
Les données demandées dans les formulaires peuvent être obligatoires ou facultatives. Lorsque certaines données sont indispensables au traitement de la demande, cela est indiqué directement dans le formulaire ou résulte de la nature de la demande.
En cas de non-fourniture des informations nécessaires, MB TanaServices pourrait ne pas être en mesure de répondre à la demande, de réaliser l’audit, d’établir une proposition commerciale ou d’exécuter le service demandé.
Données traitées dans le cadre de Silae et MySilae
Dans le cadre des prestations liées à la gestion de la paie, Assistant-Paie.fr peut s’appuyer sur les solutions Silae ou MySilae.
Les données de paie et les données RH traitées dans ce cadre peuvent concerner les entreprises clientes, leurs représentants, leurs salariés et les éléments nécessaires à l’établissement des bulletins de paie, déclarations sociales, documents RH ou opérations associées au service.
Selon l’organisation contractuelle applicable, MB TanaServices peut intervenir en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant au sens du RGPD. Les rôles exacts, responsabilités et conditions de traitement peuvent être précisés dans les contrats, lettres de mission, conditions générales ou accords de sous-traitance applicables.
Les clients demeurent responsables de l’exactitude, de la licéité et de la transmission des informations relatives à leurs salariés, ainsi que des décisions sociales, RH ou juridiques prises en qualité d’employeur.
Destinataires des données
Les données personnelles collectées sont destinées aux personnes et services habilités de MB TanaServices, dans la limite de leurs missions respectives.
Elles peuvent également être communiquées, lorsque cela est nécessaire :
- aux prestataires techniques assurant l’hébergement, la maintenance, la sécurité ou le fonctionnement du site,
- aux outils ou prestataires utilisés pour la gestion des formulaires, des e-mails, de la relation client, de la facturation ou de l’ERP,
- aux solutions logicielles nécessaires à l’exécution des prestations, notamment Silae ou MySilae lorsque le service concerné l’exige,
- aux gestionnaires référents ou partenaires intervenant dans le cadre de la prestation, uniquement lorsque cela est nécessaire à la prise en charge du dossier,
- aux conseils, experts-comptables, avocats, assureurs ou autorités administratives lorsque la loi, un contrat ou la défense des droits de MB TanaServices l’exige.
MB TanaServices ne revend pas les données personnelles à des tiers.
Sous-traitants et prestataires techniques
MB TanaServices peut faire appel à des sous-traitants ou prestataires techniques pour assurer le bon fonctionnement du site, la sécurité des données, l’hébergement, la gestion des formulaires, la relation client, la facturation ou l’exécution des prestations.
Ces prestataires n’accèdent aux données personnelles que dans la limite nécessaire à l’exécution de leurs missions et sont tenus de respecter des obligations de confidentialité et de sécurité.
Transferts de données hors Union européenne
MB TanaServices privilégie, lorsque cela est possible, des prestataires situés au sein de l’Union européenne ou offrant un niveau de protection conforme au RGPD.
Si certains outils ou prestataires impliquent un transfert de données personnelles hors Union européenne, MB TanaServices veille à ce que ce transfert soit encadré par des garanties appropriées, telles qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.
Durées de conservation des données
Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée le cas échéant des durées légales de conservation ou de prescription applicables.
| Catégorie de données | Durée indicative de conservation |
|---|---|
| Données issues d’une demande de contact ou d’information | Jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact avec le prospect, sauf demande de suppression antérieure ou obligation contraire |
| Données liées à une demande d’audit ou de proposition commerciale | Jusqu’à 3 ans à compter du dernier échange si aucun contrat n’est conclu |
| Données clients et contractuelles | Pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivage pendant la durée nécessaire à la preuve des droits et obligations |
| Données de facturation et pièces comptables | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné, conformément aux obligations comptables applicables |
| Données liées aux candidatures de gestionnaires partenaires | Jusqu’à 2 ans après le dernier contact, sauf accord pour une conservation plus longue ou demande de suppression |
| Données techniques et journaux de sécurité | Durée limitée nécessaire à la sécurité du site et à la prévention des incidents |
| Cookies et traceurs soumis au consentement | Durée conforme à la réglementation applicable et aux choix exprimés par l’utilisateur |
Certaines données peuvent être anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsque leur conservation est nécessaire pour répondre à des obligations légales, comptables, fiscales ou probatoires.
Sécurité des données
MB TanaServices met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.
Ces mesures peuvent notamment inclure la limitation des accès aux seules personnes habilitées, l’utilisation d’outils sécurisés, la protection des accès, la sensibilisation des personnes intervenant sur les données, la confidentialité contractuelle et la mise à jour régulière des systèmes utilisés.
Confidentialité renforcée des données de paie et RH
Les données de paie, données RH et informations relatives aux salariés des clients présentent un caractère sensible sur le plan professionnel et confidentiel.
MB TanaServices s’engage à limiter leur accès aux seules personnes habilitées et à les utiliser uniquement pour les besoins de la prestation confiée.
Les clients sont invités à ne transmettre que les informations strictement nécessaires à la réalisation de la prestation demandée et à utiliser les canaux de transmission sécurisés mis à leur disposition lorsque cela est requis.
Cookies et traceurs
Le site Assistant-Paie.fr peut utiliser des cookies ou traceurs nécessaires à son fonctionnement, ainsi que, le cas échéant, des cookies de mesure d’audience, de performance ou de suivi soumis au consentement de l’utilisateur.
Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site ne nécessitent pas nécessairement le consentement préalable de l’utilisateur. En revanche, les cookies non strictement nécessaires, notamment certains cookies de mesure d’audience, publicitaires ou de suivi, ne peuvent être déposés qu’après consentement lorsque la réglementation l’exige.
Lorsqu’un module de gestion du consentement est proposé, l’utilisateur peut accepter, refuser ou paramétrer les cookies. Il peut également modifier ses choix à tout moment via le module de gestion des cookies disponible sur le site.
Le refus des cookies non nécessaires n’empêche pas l’accès au site.
Droits des personnes concernées
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, les personnes concernées disposent des droits suivants :
- Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données sont traitées et en recevoir une copie,
- Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes,
- Droit à l’effacement : demander la suppression de certaines données, sous réserve des obligations légales ou contractuelles applicables,
- Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire de certains traitements,
- Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime,
- Droit à la portabilité : recevoir certaines données dans un format structuré lorsque ce droit est applicable,
- Droit de retirer son consentement : retirer à tout moment un consentement donné, sans remettre en cause la licéité du traitement réalisé avant ce retrait.
Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter MB TanaServices à l’adresse suivante : contact@tana-services.com.
Afin de protéger les données personnelles, MB TanaServices peut demander des informations complémentaires permettant de vérifier l’identité de la personne qui exerce ses droits.
Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
Site de la CNIL : https://www.cnil.fr
Absence de décision automatisée
Les données collectées via le site Assistant-Paie.fr ne font pas l’objet d’une décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à l’égard des personnes concernées ou les affectant de manière significative.
Modification de la politique de confidentialité
MB TanaServices se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles.
La version applicable est celle publiée sur le site au moment de la consultation. Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement cette page afin de prendre connaissance des éventuelles mises à jour.
Contact
Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter :
MB TanaServices
1 rue de Porzambars
29900 Concarneau, France
E-mail : contact@tana-services.com